Отправка письма почтой была когда-то самым обычным делом: уехавшие учиться студенты переписывались с родными, подруги парней, ушедших в армию, отправляли им ожидаемые письма, почтой пересылались документы и их копии, потому что не было такого способа связи, как электронные отправления. Но сегодня многие задаются вопросом, как отправить письмо по почте России. И мы попробуем в этом вас просветить.

К счастью, современная почта России не напоминает тех почтовых отделений, куда добираться приходилось на перекладных, а письма доставлялись через недели и месяцы.

Правила сегодняшних почтовых отправлений просты

1. Необходимо узнать точный адрес адресата (с указанием индекса).

2. Купить на почте конверт, и если вес в итоге не более двадцати грамм, то марок не нужно, если – более, а отправка предстоит не ближняя, докупаются и наклеиваются марки. Работники почты расскажут про детали подробнее.

3. Если вас интересует отправка заказного или ценного письма, следует покупать специальный конверт, взвешивать отправление, наклеивать требуемое число марок, возможно, заполнять опись, а придет такое письмо чуть позже, чем обычное. Таким письмом можно отправлять документы и то, что вам особенно дорого. Вес отправления не должен превышать ста граммов. Оплата данной услуги зависит от веса и дальности нахождения адресата.

4. Если письмо не «ценное» и не «заказное», его следует просто опустить в синий почтовый ящик с белой надписью «Почта России», а через несколько дней поинтересоваться, дошло оно или нет. Можно отправлять его с уведомлением о вручении.

В те времена, когда советская почта процветала, многочисленные коллекционеры успешно пополняли свои коллекции красивыми марками, аккуратно отклеенными с помощью пара с конвертов, собирали даже оттиски почтовых штемпелей и конверты!

Что указывать на конверте?

Сегодня писем меньше, а следовательно меньше возможностей и у коллекционеров. Заполнение адреса стало более шаблонным с появлением почтовых индексов. При заполнении конверта обычно указывают

• фамилию, имя отчество получателя
• названия улицы, номеров дома и квартиры
• название области, края
• город
• название страны (если речь идет о международной переписке)
• индекс

Заказное отправление

Для него заполняют бумаги и получают трек-номер для отслеживания. Такое отправление получают только с паспортом. На заказные отправления «навешиваются» дополнительные опции.

• Уведомление о вручении - это юридически значимое подтверждение того, что вы получили письмо. Его любят всякие государственные организации и частные компании. Какой-нибудь военкомат или суд пришлёт вам письмо с уведомлением о вручении.
• Опись вложения - это доказательство того, что в письме содержится именно
  то, что содержится. К примеру, отправляете вы претензию к договору. Составляете опись, и сотрудник почты штампует её - это означает, что он стал вашим свидетелем. Теперь получатель не соврёт, что получил поздравление с юбилеем.

• Объявленная ценность - это, по сути, страховка. Если почта потеряет посылку или повредит её, то вам вернётся стоимость объявленной ценности. Также часть стоимости вернут за нарушение сроков доставки. Чем выше объявленная ценность, тем дороже отправление.
• Наложенный платёж - это сумма, которую заплатит получатель посылки. Она вернётся к отправителю денежным переводом. С наложенными платежами часто работают старенькие интернет-магазины (нормальные принимают карточки на сайте или курьером отправляют). Наложенный платеж не может быть больше объявленной ценности.

Бандероль

Бандероль - это что-то среднее между письмом и посылкой, но только для печатной продукции. В бандеролях отправляют книги, газеты, журналы, пачки документов.
Стоит она дешевле, для неё не нужно заполнять бланки. Просто вкладываете книгу в пакет, пишете адрес и отдаёте оператору. Главное, чтобы весила ваша бандероль не больше двух килограммов (иначе только посылка).

Отправления 1 класса

Это любые регистрируемые письма, бандероли и посылки, которые стоят дороже, но доходят в два раза быстрее. Для отправлений 1 класса также не нужно заполнять бланков — достаточно написать адрес на конверте или пакете.

1. Купите конверты, марки и отправляйте документы сами, без почты.

2. Книги и журналы посылайте бандеролями.

3. Отправляйте посылки 1 классом, если хочется побыстрее и есть возможность заплатить лишние пару сотен.

4. Пользуйтесь новым сайтом Почты и мобильным приложением.

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Отправка писем все еще актуальна в наше время. Обратившись в любое отделение Почты России, у вас есть возможность отправить письмо на любой адрес – как в России, так и за ее пределами.

• фамилия, имя и отчество;
• название улицы, номер дома и квартиры;
• название района;
• название республики, края, области;
• название страны только для международных отправлений;
• индекс.

Скачать бланк можно здесь: .

Посмотреть пример заполненного бланка можно у нас: .

Дата публикации: 18.02.2018

Ежегодно Почтой России пересылается несколько сотен миллионов различных почтовых отправлений. Больше половины всех отправлений составляет письменная корреспонденция. Для примера только один Воронежский филиал Почты России за 2017 год отправил более 20 миллионов писем. Согласитесь, цифра более чем внушительная.

Правда, в последние годы эпистолярный жанр как средство общения практически полностью утратил свою актуальность. Коммуникация между людьми сегодня происходит за счет таких современных технологий, как интернет и мобильная связь. Ввиду этого за последние 15 лет резко снизилось количество пересылаемых простых писем и открыток, но зато возросло количество заказных писем с, так называемой, деловой корреспонденцией.

Как отправить письмо Почтой России, чтобы оно точно попало в руки адресата? Какие виды писем существуют? Какие условия и ограничения действуют при отправке письменной корреспонденции, как правильно писать адрес – обо всём об этом пойдет речь далее.

Что такое письмо

Прежде чем говорить о том, как отправить письмо Почтой России, следует определиться с самим понятием «письмо». Ведь помимо него существует еще два вида почтовых отправлений: посылка и .

Итак, письмо – вид почтового отправления, с помощью которого ведут переписку, пересылают документы, бумаги, фотографии. Максимальный вес — не может превышать 100 грамм. Почтовое отправление, которое содержит те же фотографии, документы или иную бумажную продукцию, но по весу превышает положенные 100 грамм, автоматически попадает в категорию «бандероль». Тарифы и правила для отправки бандероли уже несколько иные.

Часто у людей возникает вопрос, а можно ли с помощью письма отправить небольшие предметы? Например, значки, монеты, мелкую бижутерию, чайные пакетики или магнитики. По правилам Почты России – нет! На практике же, люди иногда вкладывают в конверт мелкие предметы и благополучно пересылают их. Бывают и неудачные попытки отправки, когда Почта России осуществляет возврат с пометкой, что вложение не соответствует виду почтового отправления.

Виды писем

Существует три вида писем:

• простое;
• заказное;
• ценное.

Простое письмо – в прямом смысле слова это самое обычное письмо, которое чаще всего используется для ведения какой-то личной переписки или отправки не самых важных документов и бумаг. Те письма, которыми обменивались раньше между собой родственники или друзья, живущие в разных городах, являлись в большинстве случаев как раз простыми. Простое письмо не являются регистрируемым почтовым отправлением, соответственно ему не присваивается идентификатор, с помощью которого его можно отслеживать.

Простая письменная корреспонденция доставляется почтальоном на адрес получателя и опускается в почтовый ящик. По этой причине данный вид письма считается не самым надежным, так как его, например, могут украсть из ящика. Помимо этого, так как это отправление является не регистрируемым, то в случае недоставки письма адресату, предъявить претензию Почте России, получить компенсацию или написать заявление на розыск будет невозможно.

Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым и вручается лично в руки адресата (или по доверенности его представителю). Что это значит? Во-первых, после отправки письма через кассира-операциониста выдается чек, в котором указывается трек-номер, с помощью которого можно отследить движение почтового отправления и узнать, когда оно будет доставлено и вручено адресату. Во-вторых, шансы, что письмо где-то потеряется и не дойдет до получателя, гораздо меньше, чем в случае с простым письмом.

Ценное письмо – представляет собой тоже, что и заказное, но имеет одно отличие. Для ценного письма дополнительно указывается объявленная ценность. В случае повреждения или утери ценного почтового отправления сумма объявленной ценности частично или полностью Почтой России будет компенсирована отправителю. То есть в данном случае объявленная ценность является некой страховкой. Соответственно, если вы отправляете важные документы, которые представляют собой какую-то ценность, то лучше это делать именно с помощью такого вида почтового отправления. Например, если вы решили отправить паспорт письмом или какой-то документ, заверенный нотариусом.

Дополнительные услуги Почты России (уведомление о вручении, опись вложения, наложенные платеж)

Почта России предлагает несколько дополнительных услуг , которые могут быть необходимы или полезны для отправителя письменной корреспонденции:

• уведомление о вручении;
• опись вложения;
• наложенный платеж;
• СМС-уведомление;
• ускоренная доставка 1 классом.

Для простого письма -> доступна только доставка 1 классом.
Для заказного -> все виды услуг, кроме описи вложения и наложенного платежа.
Для ценного -> все виды услуг.

Уведомление о вручении – специальный документ (бланк), который проинформирует отправителя когда (дата и время) и кем (ФИО получателя или его представителя по доверенности) было получено почтовое отправление. На уведомлении о вручении обязательно должна стоять подпись получателя. Данный бланк прикрепляется к письму и пересылается вместе с ним. После вручения, высылается обратно и доставляется также почтой.

Опись вложения – документ (бланк), в котором указывается содержимое почтового отправления. Для каждого предмета, указанного в описи, отправитель обязан указать его ценность. В момент вручения ценного письма с описью вложения, получатель вправе вскрыть конверт при сотруднике и сверить содержимое с описью. Если какой-то предмет будет поврежден или утерян, организация выплачивает компенсацию. Опись вложения имеет максимальную актуальность при отправке почтовых отправлений наложенным платежом.

Наложенный платеж – денежная сумма, которая взыскивается по поручению отправителя с получателя почтового отправления. Посредством наложенного платежа часто происходит оплата за товары, купленные через интернет. В данном случае покупатель оплачивает заказанный товар на почте только в момент его получения. Открыть конверт или коробку до оплаты получатель имеет право только, если есть опись вложения.

СМС-уведомление – услуга информирования адресата о прибытии письма в почтовое отделение и оповещения отправителя о вручении. Доступно только по России.

1 класс – ускоренный вид доставки почтовых отправлений, предполагает авиапересылку. О сроках на доставку обычным способом и 1 классом можно узнать на официальном сайте Почте России. Не стоит использовать данный вид доставки внутри одного населенного пункта, а также, если между вашим городом и городом адресата, нет авиасообщения, так как скорость доставки вероятнее всего будет такая же, как и в обычном случае. При этом отправка 1 классом обойдется дороже.

Как отправить простое, заказное или ценное письмо Почтой России

Общая информация.
Отправка всех писем осуществляется в конвертах, которые могут отличаться размером:

• минимальный размер 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6);
• максимальный размер 229 × 324 мм (формат C4).

Конверты могут быть:

• без марок и
• с напечатанной маркой.

Напечатанная марка может быть с разной литерой (буквой): A, D, B.
Такие конверты позволяют отправлять некоторые виды писем без дополнительного наклеивания марок. Отправлять письма в конверте, на котором вообще нет марок — нельзя! Марка — является своеобразной платой за услугу по доставке.

Если вы приобретаете конверт без марки, то на него необходимо будет докупить марки, стоимость которых должна равняться стоимости отправки того или иного вида письма по тарифу Почты России. Для примера, если вы отправляете простое письмо весом до 20 грамм, то на него действует тариф в размере 23 рублей (на 2019 год). То есть на конверт без марки для такого письма необходимо будет наклеить марок на 23 рубля. Если это заказное письмо до 20 грамм — на 50 рублей.

Марки на почте продаются разного номинала: 10, 15, 25, 30, 50 копеек; 1, 1.5, 2, 2.5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 и 100 рублей. Внешний вид их может отличаться.

Как отправить простое письмо

Для просто письма весом до 20 грамм приобретите либо конверт с уже напечатанной маркой (марка с литерой А), либо конверт без марки и дополнительно для него марки на 23 рубля. Наклеить их нужно в правый верхний угол. Укажите на конверте все данные (индекс, ФИО, адрес получателя и отправителя). Запечатайте письмо и несите его отправлять. Для отправки опустите конверт либо в почтовый ящик, находящийся внутри каждого почтового отделения, либо в уличный ящик Почты России, либо передайте письмо оператору Почты России.

Для отправки простого письма весом от 20 грамм следует обратиться за помощью к оператору Почты России. Дело в том, что для таких писем тарифицируются каждые последующие 20 грамм. Оператор взвесит ваше письмо и сам доклеит нужное количество марок.

При наличии весов взвесить письмо тяжелее 20 грамм вы можете самостоятельно. За каждые последующие 20 грамм вам необходимо будет доклеить марок на 3 рубля.

Как отправить заказное письмо

Заказное письмо весом до 20 грамм вы можете отправить в купленном вами конверте с напечатанной маркой (с литерой D); либо в конверте, на который вы самостоятельно наклеите марки на 50 рублей. Отправить письмо также, как и простое, опустив его в почтовый ящик — нельзя. Тем более в этом случае вы не получите чек. По правилам производить отправку необходимо в почтовом отделении через сотрудника.

Письменную корреспонденцию массой свыше 20 грамм также нужно отправлять именно через оператора. Сотрудник самостоятельно взвесит письмо и рассчитает сумму оплаты за него. Если же решили самостоятельно взвесить письмо, то знайте — за последующие каждые 20 грамм необходимо доклеить марок на 3 рубля (тариф 2019 года).

Если вы желаете отправить письмо 1 классом, то сообщите об этом оператору сразу же.

Если вы решили отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, то возьмите бесплатный бланк и заполните его, после чего отдайте вместе с письмом оператору.

Как отправить ценное письмо

Ценное письмо необходимо отправлять через сотрудника Почты России. Только в этом случае вы получите чек, по которому вы сможете предъявить претензию, если с письмом что-то случится.

Исходя из массы письма, указанной вами объявленной стоимости и выбранных вами дополнительных услуг — кассир-операционист рассчитает точную стоимость вашего отправления.

Для ценного письма на конверте помимо данных отправителя и адресата вас вероятнее всего попросят указать объявленную ценность.

Письмо с объявленной ценностью весом до 20 грамм по тарифу 2019 года стоит 110 рублей без НДС и 132 с НДС. Каждые последующие 20 г. обойдутся в 3,00 без НДС и 3,60 р. с НДС, как в случае с простой и заказной письменной корреспонденцией. Плата за объявленную ценность: за каждый полный или неполный 1 рубль оценочной стоимости: 0,03 и 0,04 рубля.

Если вы желаете отправить письмо с — то у оператора попросите бланк описи вложения ф 107 и заполните его. Если письмо с описью — то предоставляйте его оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен проверить соответствие содержимого конверта с тем, что вы укажите в описи.

Если вы желаете отправить письмо наложенным платежом — попросите бланк на почтовый перевод ф 112 и заполните его.

Если хотите отправить письмо с уведомлением о вручении — заполните .

Как правильно указывать адрес на письме

Главное правило при написании адреса — пишите максимально разборчиво! Только в этом случае вы можете рассчитывать на то, что ваше отправление точно попадет в руки адресата.

Адрес получателя необходимо указывать в правом нижнем углу конверта. Адрес отправителя — в левом верхнем углу.

В адресе необходимо указать:

1. полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество) или название организации;
2. название улицы, номер дома, номер квартиры;
3. название населенного пункта;
4. название района, области, края или республики;
5. почтовый индекс.

Индекс пишем по образцу:

На письмах до востребования — название улицы, номер дома и номер квартиры получателя указывать не нужно. Вместо этих данных нужно написать «До востребования».

Пример правильно заполненного адреса ниже:

Большинство людей при заполнении адреса в начале пишет название области (края, республики), затем название населенного пункта и только в конце улицу, номер дома и квартиру. В этом нет ничего страшного.

Имя и отчество человека многие пишут сокращенно (Иванову Н. И.) — такое написание не является правильным, но для простых писем в общем-то допустимо. Для ценной и заказной письменной корреспонденции имя и отчество всегда пишите полностью.

Некоторые люди имя отправителя и получателя пишут в именительном падеже, а не в родительном и дательном, как это положено по правилам. Это не совсем правильно, но допустимо для всех видов писем.

Если в адресе (название района, города, улицы) вы допустили грамматическую ошибку или пропустили какую-то букву — это плохо, но ваше отправление скорее всего все равно дойдет до адресата. Главное не допускайте ошибок в индексе, номере дома и квартиры.

Обязательно ли в письме писать обратный адрес? По правилам Почты России — обязательно. Но иногда могут принять письмо и без данных отправителя. Некоторые люди специально указывают не свой адрес и имя.

Помните, на почте работают обычные люди, а не роботы. Поэтому на некоторые допустимые нарушения правил сотрудник просто может «закрыть глаза».

Если есть какие-то вопросы или вам непонятно, как отправить письмо Почтой России, пишите в комментарии.

Как отправить документ по электронной почте для чайников, три простых способа.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

С развитием Всемирной паутины появилось и больше способов общения между людьми на расстоянии. Теперь можно не выходя из дома не только кому-то позвонить, но ещё и отправить письмо по электронной почте.

При этом с помощью e-mail можно направлять письма с вложениями в виде различных текстовых документов, презентаций, фотографий, видео и другое. Конечно весь процесс по отправке электронного письма с вложением довольно прост.

Однако начинающим пользователям иногда бывает затруднительно справиться с данной задачей без посторонней помощи. В этом материале будет более подробно рассмотрено отправление писем с вложениями по электронной почте.

Как отправить документ по электронной почте

Несмотря на множество различных сервисов, предоставляющих возможность отправки писем в электронном виде через Интернет (Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и другие), все они работают по одному и тому же алгоритму.

Только прикрепление файла на таких сервисах может немного различаться. Но в целом для отправки электронного письма с вложением можно придерживаться следующего алгоритма действий:

• Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
• Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
• При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
• Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
• После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
• После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
• Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».

Также стоит отметить, что при использовании мобильной версии почтовых ящиков, алгоритм действий аналогичен расширенной. То есть если вы в дороге, а нужный документ имеется на телефоне или планшете, то при наличии мобильного приложения, его также можно будет отправить по e-mail.

В этом случае также заполняете все необходимые поля, а затем нажимаете на скрепку или «Прикрепить файл», таким образом, добавляете документ и отправляете. Как можно увидеть всё достаточно просто и удобно.

Отправить ссылку

Если ваш документ хранится на облачных сервисах, таких как Гугл Диск, Яндекс Диск, и другие, или вы создали документ в Гугл Доке, то можно отправить ссылку на документ.

Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.

Ворд

Если вы используете программу Ворд, для создания и редактирования документов, то можно один раз настроить функцию отправки по емейл и затем пользоваться ею.

Инструкция:

Обратите внимание на верхнюю панель, а именно на вкладку — рассылки. Там должен появиться новый значок, с тем именем, что вы ему дали.

Теперь, после создания или редактирования документа, жмите на этот значок. Вам потребуется только указать электронную почту получателя, и документ отправиться по указанному адресу.

Как отправить документ по электронной почте, итог

Я показал вам три способа, как отправить документ по электронной почте, выбирайте самый удобный для вас. Один раз отправив письмо, вы поймёте, что нет ничего сложного в этом процессе.

Главное понять, что вы не пересылаете бумажный документ, он остаётся у вас. Вы отправляете его электронную копию, а получатель сам распечатает его, если будет нужно.

А вот для отправки бумажного оригинала любого документа, вам следует воспользоваться нашей обычной, всем привычной почтой и отправить документ заказным письмом.

Полезные статьи:

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!


Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»