Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.

Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала

Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.

В какой форме составляется?

Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.

Как правильно оформить?

Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.

Оформление книги должно содержать обязательно :

• Титульный лист.
• Таблицу содержания.
• Пломбу на шнуровке.

Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.

Таблица содержит следующие обязательные графы :

• Порядковый номер.
• Фамилия сотрудника.
• Дата внесения записи.
• Точная фиксация прихода на работу.
• Точное время ухода с работы.
• Графа примечание.
• Подпись работника, вносящего запись.

В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.

Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников

Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.

В приказе отражаются следующие пункты :

• Основание для издания приказа.
• Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
• Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
• Указания об ознакомлении с приказом.

Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников

По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.

Законодательство РФ предписывает нанимателю строго и добросовестно учитывать длительность рабочего времени и отработанных сверхурочных часов. Трудовой кодекс 99 статьей регулирует порядок сверхурочной работы: понятие, продолжительность, регламент ситуаций, когда работник должен дать , а какие ситуации считаются экстренными и согласие не требуется. Среди видов учета выделяют: приказ, ведомость и журнал.

Согласно ст.99 ТК РФ, работа считается сверхурочной, когда выполняется по приказу руководителя и превышает рабочее время сотрудника.

Сверхурочная работа документально в обязательном порядке или табелем.

Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.

В ст.99 ТК указано, что наниматель должен производить точный учет, но в каком виде этот учет должен производиться не указано. Законодательно правила или форма ведения журнала не закреплены ни в одном нормативном акте.

1. Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно. Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.
2. Раз в неделю. Происходит тогда, когда служащие выработают за неделю все нормо-часы, зафиксированные в договоре. Сверхурочкой пойдет работа, выполненная сверх этого. Журнал заполняется раз в неделю.
3. Суммировано. Такой подсчет времени удобен в ситуации круглосуточного предприятия, при вахтовом методе работы сотрудников. Отметки о норме и сверхнорме указываются раз в месяц, в два, полгода или другого удобного для руководителя периода.

Для чего необходим журнал?

Не относится к обязательной документации. При этом, многие руководители и кадровики используют данный способ учета, поскольку документ:

• регистрирует случаи работы, выполненные сотрудниками сверх нормированного трудового режима
• упорядочивает привлечение служащих к сверхурочным работам
• упрощает процедуру подсчета денежного вознаграждения
• контролирует компенсирующие выплаты в виде денежного вознаграждения или отгулов

Правила ведения

Трудовой кодекс не регламентирует ни порядок ведения, ни внешний вид журнала. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает правила учета. В зависимости от штата сотрудников ведет журнал:

• руководитель
• заместитель
• другое назначенное лицо

В должностных обязанностях указывается факт ведения журнала.

Существенные нюансы при заполнении:

• учет должен быть точным, поскольку от этого зависит соблюдение российского законодательства (не более 4 часов на протяжении 2 дней кряду, 120 ч в год)
• задержка на работе по собственному желанию сотрудника не учитывается как сверхнормативное время и, соответственно, не оплачивается
• у журнала на последней странице должно быть место для подписи заверителя
• удобнее иметь в документе несколько сквозных отверстий для шнуровки, но он не должен быть прошнурованным

В таблицу нужно вносить следующие сведения:

• ФИО работника
• причину сверхурочки
• количество отработанных часов
• реквизиты письменного согласия

Не нужно указывать в журнале (деньги или отгул), поскольку решение персонала может измениться и придется переделывать/исправлять документ.

Образцы необходимых документов

Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал.

Приказ

Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

• «шапку»
• вводные данные (название, дата, номер)
• основную часть
• заключение (ФИО, подпись)

Табель

В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно.

Журнал

Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

В ТК РФ указано, что руководитель обязан осуществлять своих служащих. В каком виде производить подсчет, законодательством не регламентируется. Журнал является необязательной, но удобной и полезной для руководителя формой учета сверхурочной работы.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:

• 
  Суммированный учет рабочего времени, это что:…
• 
  
• 
  Сроки увольнения за прогул и механизм расставания с…
• 
  

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.

В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?

Журнал учета рабочего времени сотрудников позволяет работодателю проконтролировать, какое количество часов отработал каждый сотрудник. О том, как вести данный журнал, вы узнаете из нашей статьи.

В какой форме ведется журнал учета рабочего времени образца 2016 года

Благодаря журналу учета рабочего времени сотрудников компания-работодатель можетконтролировать, сколько по факту проработал каждый сотрудник (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Хотя на сегодняшний день нет никаких официальных указаний, что учет отработанного времени необходимо вести в журнале, использование именно этого регистра вполне оправданно. С его помощью легко систематизировать все необходимые сведения в хронологической последовательности.

До момента вступления в силу закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в обязанности работодателей входило использование унифицированных форм документов. Для учета отработанного сотрудниками времени постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 были утверждены специальные формы — табели Т-12, Т-13.

С 2013 года эти унифицированные формы перестали быть обязательными, но они по-прежнему идеально подходят в качестве основы для разработки любой компанией собственного журнала по учету фактически отработанного сотрудниками времени. При этом целесообразнее использовать форму Т-12, поскольку в ней, кроме учета фактически отработанного сотрудниками времени, можно также вести расчет заработной платы.

Как составить журнал учета ненормированного рабочего времени

Все дни работы сотрудников в ненормированном режиме (по ст. 101 ТК РФ) необходимо фиксировать, ведь за такие переработки хоть и не выплачивается дополнительное вознаграждение, но предоставляется дополнительный отпуск согласно ст. 119 ТК РФ.

В связи с тем, что трудиться в ненормированном режиме можно только эпизодически, целесообразнее не вносить в журнал учета рабочего времени дополнительные графы, а завести для этих целей отдельный регистр.

Форма журнала по учету ненормированного времени работы может быть следующей.

Журнал учета рабочего времени: срок хранения и образец заполнения (скачать бесплатно)

Каждая организация может самостоятельно разработать журнал учета рабочего времени исходя из своих потребностей. Если целью работодателя является не только учет явок/неявок сотрудников, но и контроль за опозданиями и отлучками на протяжении рабочего дня, имеет смысл не брать слишком масштабную форму Т-12 (Т-13), а разработать собственную. В этом случае в целях получения данных для ее заполнения на крупных предприятиях потребуется выбрать 1 из следующих вариантов:

• иметь в штате специальную должность (вахтера) для контроля за входом/выходом сотрудников в помещение для работы;
• установить автоматическую пропускную систему;
• обязать всех руководителей структурных подразделений вести собственный журнал учета рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.

Форма такого журнала достаточно проста.

Ведение журнала в такой форме, несомненно, поможет дисциплинировать сотрудников, но увеличит расходы на обеспечение такого учета.

Не знаете свои права?

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец

Из этой статьи вы узнаете:

Для чего нужен журнал учета рабочего времени

Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в книге учета рабочего времени. Такой журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель, фиксирующий количество отработанных часов за сутки.

Также он может использоваться для следующих целей:

• Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени.
• Учет труда сотрудников с ненормированным рабочим днем.
• Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.

Документ можно вести одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.

Оформление журнала учета рабочего времени

Книга оформляется следующим образом:

• Все листы должны быть пронумерованы сквозной нумерацией.
• При ручном оформлении прошивка обязательна ().
• На последней странице ставится пломба, она заверяется подписью ответственного лица, либо руководителя и печатью.

Помимо этого на титульном листе надо указать следующие сведения:

• Полное наименование организации, если тетрадь ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование.
• Дата начала ведения.
• Дата последней записи.
• ФИО и должность ответственного за ведение документа.

Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.

Как учитывать рабочее время

Есть несколько способов ведения учета:

• Вручную.
• Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование документа.
• Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников.

Электронный журнал учета рабочего времени позволяет не вести бумажную версию, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.

Книгу можно заполнять двумя способами:

1. Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
2. Строку заполняет каждый работник, а контролер только заверяет запись своей подписью.

В любом случае придерживайтесь следующих правил:

• Все записи следует вести только ручкой.
• Они должны быть разборчиво написаны.
• Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию.
• Не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.

Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности записанных сведений.

Кто должен вести

Ответственный за ведение книги учета рабочего времени назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.

Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.

Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.

Плюсы и минусы

К плюсам можно отнести:

• Точность сведений.
• Возможность фиксирования всех опозданий.
• Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок.
• Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня.

Но при этом существует и несколько минусов:

• Необходимо выделять ответственного сотрудника.
• Высокая стоимость специальных программ.
• Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным книги, как минимум, объяснительную от сотрудника.
• Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение на больничном).