). Таким образом, плату можно взимать сразу после оформления трудовой книжки, т.е., если речь идет о новом сотруднике, то в течении недели.

Гость, знакомьтесь - !

Может ли организация взимать с сотрудника плату за новый бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

«При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк ( Правил, утвержденных ).

Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Кроме того, работодатель может удержать стоимость бланка из зарплаты по заявлению сотрудника.

Стоимость бланка, которую должен возместить сотрудник, определяется фактическими затратами работодателя на его приобретение.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
• бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении. В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Добрый день! Помогите, пожалуйста, в ситуации. Работнику необходимо завести вкладыш в трудовую книжку, т.к. заполнены все страницы "Сведения о работе". Работник отказывается оплачивать стоимость вкладыша, ссылаясь на отсутствие денег..... Как быть? Спасибо.

Ответ

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках".

Данные Правила устанавливают, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил), за исключением случаев:

Массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

Порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Таким образом, работодатель имеет право взимать с работников плату за оформление вкладышей в трудовые книжки.

Также отметим, согласно ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

При этом, положения статьи 84.1 ТК РФ не предусматривают отказ работодателя в выдаче трудовой книжки, в случае если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки, а регулируют общий порядок оформления и прекращения трудового договора.

Таким образом, можно сделать вывод, что работодатель, для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и во избежание административной ответственности (в случае не надлежащего ведения трудовых книжек) несет расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в установленном порядке. При этом, работодатель имеет право, но не обязан взимать с работников плату за оформление вкладышей в трудовые книжки.

Следовательно, если работник отказывается от оплаты стоимости бланка вкладыша к трудовой книжке, то работодатель обязан оформить его на безвозмездной основе.

Если же работник отказывается от оплаты стоимости бланка, аргументируя отсутствием денег, то Вы можете попросить его написать заявление с просьбой удержать данную стоимость из заработной платы. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду , что без такого заявления сотрудника Вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за новый бланк трудовой книжки

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк ( Правил, утвержденных ). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах и Правил, утвержденных , и подтверждено (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле-августе 2010 года).

Ситуация: Можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки ( Правил, утвержденных ). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ( , п. и ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях и Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Судебная практика:

ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в составе:

председательствующего Манохиной Г.В.,

членов коллегии Зелепукина А.Н.,

Горшкова В.В.,

с участием прокурора Масаловой Л.Ф.

рассмотрела в открытом судебном заседании гражданское дело по заявлению М. о признании недействующим пункта 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225,

по кассационной жалобе М. на решение Верховного Суда Российской Федерации от 19 июня 2007 года, которым в удовлетворении заявленного требования отказано.

Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Манохиной Г.В., объяснения представителя Правительства Российской Федерации Германовой А.Л., возражавшей против доводов кассационной жалобы, заключение прокурора Генеральной прокуратуры Масаловой Л.Ф., полагавшей решение суда оставить без изменения, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации

установила:

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

В соответствии с пунктом 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

М. обратился в Верховный Суд Российской Федерации с заявлением о признании недействующим пункта 47 Правил, ссылаясь на то, что оспариваемые им положения нормативного правового акта противоречат действующему трудовому законодательству и нарушают его права на получение трудовой книжки. Полагает, что Правительство Российской Федерации вышло за пределы своих полномочий, поскольку ставит дополнительное условие при получении трудовой книжки, а именно оплату трудовой книжки и вкладыша к ней.

Верховный Суд Российской Федерации постановил вышеприведенное решение, об отмене которого и вынесении нового решения просит в кассационной жалобе М. Считает, решение вынесено с нарушением норм материального права, поскольку суд неправильно истолковал закон.

Проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, Кассационная коллегия не находит оснований к отмене судебного решения.

Согласно части 2 статьи 253 ГПК РФ, установив, что оспариваемый нормативный правовой акт или его часть противоречит федеральному закону либо другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу, суд признает нормативный правовой акт недействующим полностью или в части со дня его принятия или иного указанного судом времени.

Отказывая в удовлетворении заявленного требования, суд правильно исходил из того, что оспариваемые положения нормативного правового акта не противоречат действующему законодательству, изданы компетентным органом государственной власти и не нарушают права заявителя на получение трудовой книжки.

В силу статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Во исполнение данной нормы Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Проанализировав положения пункта 47 Правил, суд пришел к обоснованному выводу о том, что право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее не противоречит нормам Трудового кодекса Российской Федерации.

В силу статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

На основании пункта 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 Министерство финансов Российской Федерации Приказом от 22 декабря 2003 года N 117н "О трудовых книжках" утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, в соответствии с пунктами 2 и 4 которого изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.

Иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться административным правонарушением в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

При таких данных правильным является вывод суда первой инстанции о том, что работодатель для выполнения возложенной на него обязанности по ведению трудовых книжек и во избежание административной ответственности несет расходы по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в установленном порядке.

Бланки трудовой книжки и вкладыша являются документами строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек ведутся приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее. В приходно-расходную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Внесение платы за бланк оформляется приходным кассовым ордером (пункты 40, 41 и 42 Правил).

Довод в кассационной жалобе о том, что пункт 47 Правил противоречит статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации и нарушает права заявителя на получение трудовой книжки в случае неоплаты бланка трудовой книжки, несостоятелен, поскольку положения статьи 84.1 ТК РФ не предусматривают отказ работодателя в выдаче трудовой книжки, в случае если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки, а регулируют общий порядок оформления и прекращения трудового договора.

Нельзя признать состоятельным и довод М. о нарушении судом норм материального права. В решении суда дан подробный правовой анализ оспоренного заявителем пункта Правил и сделан правильный вывод о том, что он не противоречит федеральному закону или другому нормативному правовому акту, имеющим большую юридическую силу. Правила изданы компетентным органом государственной власти и не нарушают права М. на получение трудовой книжки.

Ссылка в кассационной жалобе на правовые позиции, высказанные в постановлении Конституционного Суда Российской Федерации и в решении Верховного Суда Российской Федерации от 2 ноября 2006 года, неосновательна, поскольку они не имеют отношения к вопросу о правомерности положений пункта 47 Правил.

Другие доводы кассационной жалобы по существу сводятся к оспариванию выводов, содержащихся в решении суда первой инстанции, и не свидетельствуют о незаконности данного решения.

Оснований, предусмотренных статьей 362 Гражданского кодекса Российской Федерации, для отмены решения суда в кассационном порядке не имеется.

Руководствуясь статьями 360, 361 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации

определила:

решение Верховного Суда Российской Федерации от 19 июня 2007 года оставить без изменения, кассационную жалобу М. - без удовлетворения.

Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Заявление на вкладыш в трудовую книжку - образец данного документа можно составить самостоятельно, руководствуясь разъяснениями, изложенными в статье, либо воспользоваться готовым вариантом, который можно найти ниже. В статье рассмотрены вопросы, касающиеся процедуры запроса вкладыша в трудовую.

Что такое вкладыш в трудовую книжку, для чего он необходим?

Трудовая книжка — кадровый документ, который содержит исчерпывающие сведения о трудоустройстве работника, а также его трудовом стаже. Трудовые книжки оформляются на всех без исключения работников организации либо ИП. Работодатель ответственен за ведение трудовых книжек, обязан заполнять их в течение 5 дней с момента трудоустройства каждого конкретного работника. Данная информация содержится в ст. 66 ТК РФ.

Трудовая книжка и вкладыш к ней составляются по единым формам, которые утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 и актуальны в настоящий момент. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила), которые распространяются на вкладыши, поскольку содержат нормы, регулирующие порядок их выдачи, заполнения.

Форма (бланк) трудовой книжки состоит из трех частей:

• титульного листа;
• сведений о трудовой деятельности работника;
• сведений о награждениях работника.

2-я и 3-я части содержат по 10 разворотов (20 страниц). Может возникнуть ситуация, когда имеющихся в бланке трудовой книжки страниц, содержащихся в одном из разделов, недостаточно для указания всей необходимой информации. Это может быть связано с частым переходом работника на новые места службы либо большим количеством поощрений и награждений.

Именно в таких ситуациях необходимо использовать вкладыши, которые по своему содержанию дублируют содержание форм трех частей трудовой книжки. Вкладыш вшивается в тот раздел книжки, заполнение которого требует продолжения.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них выпускаются исключительно государством в лице Гознака (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н). Собственноручное изготовление работодателем новой трудовой книжки в случае, если в старой нет места для заполнения всей необходимой информации, невозможно. Аналогично не допускается и собственноручное изготовление вкладышей в трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Требуется ли работнику писать заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Многие кадровики выражают в различных источниках мнение о том, что работник не обязан писать заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку. Необходимо разобраться, так ли это и есть ли необходимость в написании рассматриваемого заявления?

Правовое регулирование необходимости выдачи вкладыша содержится в п. 38 Правил, согласно которому при полном заполнении какого-либо раздела трудовой книжки в нее вшивается вкладыш, оформляемый работодателем аналогично порядку оформления трудовой книжки.

При оформлении трудовой книжки (в частности, при первоначальном трудоустройстве либо утрате трудовой книжки) работник обязан написать об этом заявление, что предусмотрено ч. 5 ст. 65 ТК РФ (по этому пути идет и судебная практика, в частности, отраженная в Кассационном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 26.03.2012 по делу № 33-853/12). Таким образом, подача работодателю заявления на выдачу вкладыша — обязанность работника, прямо установленная ч. 5 ст. 65 ТК РФ, а также п. 38 Правил.

Еще одной причиной, по которой работник обязан написать заявление о выдаче вкладыша, является необходимость его волеизъявления о том, каким образом будут оплачены расходы на приобретение вкладыша. Согласно п. 47 Правил, вкладыш оплачивается работником, а его стоимость равна затратам работодателя на приобретение трудовой книжки (вкладыша).

Стоимость вкладыша работодатель может вычесть из заработной платы работника либо получить наличными деньгами или безналичным переводом. В любом случае работник должен написать заявление, в котором может указать, каким образом он желает оплатить стоимость вкладыша. Без такой информации работодатель не имеет права вычитать из заработной платы работника стоимость вкладыша.

Составляем образец заявления на вкладыш в трудовую книжку

Заявление работника на вкладыш в трудовую книжку в просительной части должно содержать:

• просьбу работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку;
• просьбу работника о списании стоимости вкладыша из заработной платы либо указание на то, что вкладыш будет оплачен наличным либо безналичным расчетом.

Возможно написание двух заявлений, каждое из которых будет содержать соответствующую просьбу, однако это нецелесообразно, поэтому оба заявления можно объединить в одно.

В шапке заявления указывается информация о работодателе, а именно — о наименовании организации, имени и инициалах ее руководителя (либо об ИП).

Ниже пишется: «Заявление».

Не знаете свои права?

За бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника ?

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки ?

Нет, не нужно.

Если организация оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, она вправе потребовать у него возместить стоимость выданной трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу организации.

Если организация производит наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).

Приобретая бланки трудовых книжек, организация несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, организация возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать организацию за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письме от 10 июня 2009 г. № 03-01-15/6-305. Подтверждают ее и некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006).

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

• бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле-августе 2010 года).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки ?

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.

Бухучет и налоги

Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки?

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

• материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;

• товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714, ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@. При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Если при заполнении вы испортили бланк трудовой книжки (вкладыш к ней), в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость испорченных трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19
- списана восстановленная сумма НДС;

Кредит 006
- списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если организация не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- отражено постоянное налоговое обязательство.

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка с сотрудника нужно удержать НДФЛ ( . 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

Списание испорченных бланков

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности. Для государственных учреждений форма акта утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Коммерческие организации также могут использовать эту форму.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Совет:

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

Следует отметить некоторые особенности для организаций и предпринимателей Крыма (Севастополя). До 1 января 2015 года такие работодатели вели книги учета трудовых книжек по украинскому законодательству (п. 2 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). С 1 января 2015 года они ведут учет трудовых книжек (п. 1 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). В новую форму книги учета движения трудовых книжек обязательно вносить сведения только по вновь принятым в организацию сотрудникам.

Особая ситуация с теми сотрудниками в Крыму (Севастополе), кто работает давно. У таких людей есть трудовые книжки, которые отражены в старой книге учета, и по этим книжкам есть движения после перерегистрации. Где эти движения отражать?

Законодательство не регулирует вопрос перехода с одной формы книги на другую. Да и в практике ранее такого не было. С учетом этого возможно два варианта решения.

1. Открывать журнал по «российской» форме, куда вносить записи только на вновь принимаемых сотрудников. При этом в «украинский» журнал по-прежнему вносить записи при увольнении сотрудников, которые были записаны в нем. По истечении какого-то времени старый журнал закроется и его можно будет сдать в архив.

2. Открывается новый журнал, в который в хронологическом порядке переносятся незакрытые записи из старого.

Такую позицию поддерживают специалисты Роструда в устных разъяснениях.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Ситуация: как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати?

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Совет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати отражаются в уставе общества.

В то же время продолжает действовать и пункт 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данный подзаконный акт предписывает скреплять печатью книги учета трудовых книжек. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Ответственность

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц.

При этом размер штрафа составит:

• для должностных лиц (например, руководителя) - от 1000 до 5000 руб.;

• для предпринимателя - от 1000 до 5000 руб.;

• для организации - от 30 000 до 50 000 руб.

А за повторное нарушение грозит следующее:

• для руководителя (должностного лица) - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

• для предпринимателя - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;

• для организации - штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Хранение

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши

20 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявки были выданы под отчет:

• бланк трудовой книжки;
• вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Ситуация: кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. У небольшого работодателя из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Увольнение

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные - 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Оформление пенсии

Для оформления пенсии сотруднику потребуется оригинал трудовой книжки. Именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки не позднее трех дней рабочих со дня, когда сотрудник представит соответствующее заявление . При этом максимум через три рабочих дня после получения трудовой книжки в отделении ПФР человек должен будет вернуть документ в организацию. Об этом сказано в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Как отразить в учете организации приобретение бланка трудовой книжки и ее оформление вновь принятому работнику? При выдаче трудовой книжки работнику с него взимается плата путем удержания из заработной платы.

Стоимость бланка трудовой книжки, приобретенного подотчетным лицом организации за наличный расчет, составила 354 руб. (в том числе НДС 54 руб.). Приобретение бланка подтверждено авансовым отчетом подотчетного лица с приложением товарной накладной, счета-фактуры и чека ККТ. Бланк использован при оформлении трудовой книжки вновь принятому работнику. Удержание стоимости бланка производится из заработной платы работника на основании его письменного заявления.

Нормативно-правовое регулирование

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

Бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. п. 8, 45 Правил).

Об общих правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций или неправильного первичного заполнения трудовой книжки (п. 47 Правил). В данном случае плата взимается с работника путем удержания денежных средств из его заработной платы на основании представленного заявления.

Отметим, что погашение обязательства по оплате бланка трудовой книжки за счет подлежащей выплате работнику заработной платы не может рассматриваться в качестве удержания из заработной платы в смысле ст. 137 Трудового кодекса РФ , а является волеизъявлением работника распорядиться начисленной заработной платой. Следовательно, положения ст. 138 ТК РФ в данном случае не применяются. Аналогичные разъяснения в отношении погашения кредита за счет заработной платы приведены в Письме Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выданы наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание)).

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Бухгалтерский учет

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. По мнению Минфина России, затраты на приобретение бланка трудовой книжки относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки, - на прочие доходы (Письмо от 29.01.2008 N 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год ").

Расход в виде стоимости приобретенного бланка признается на дату утверждения авансового отчета, а доход - на дату появления у работника обязательства по оплате использованного бланка (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, п. п. 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).

Отметим, что, поскольку бланки трудовых книжек хранятся в организации как бланки строгой отчетности (о чем сказано выше), их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная продавцом бланка трудовой книжки, подлежит вычету при условии, что он приобретается для осуществления операций, облагаемых НДС. Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия бланка трудовой книжки на учет и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 , п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Передача работнику бланка трудовой книжки признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такие разъяснения приведены, например, в Письме Минфина России от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, п. 6 Письма Минфина России от 16.08.2013 N 03-03-05/33508, Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@.

Следовательно, на дату оформления трудовой книжки работникам у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Напомним, что плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, определяется исходя из суммы расходов организации на приобретение соответствующего бланка. Эти расходы определяются за вычетом предъявленного организации НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ). При использовании бланка НДС предъявляется работнику дополнительно к его цене (п. 1 ст. 168 НК РФ). Из совокупности приведенных норм следует, что в данном случае налоговую базу формирует покупная стоимость использованного по назначению бланка за вычетом НДС, предъявленного продавцом бланка и принятого организацией к вычету (п. 1 ст. 154 НК РФ).

Дополнительно о налогообложении НДС операции по выдаче работнику трудовой книжки см. Практическое пособие по НДС, Энциклопедию спорных ситуаций по НДС.

Налог на прибыль организаций

Затраты на приобретение бланка трудовой книжки, осуществленные в целях исполнения обязанности по оформлению трудовой книжки работнику, предусмотренной положениями подзаконного акта федерального органа власти (Правилами), и подтвержденные документально, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются в качестве расхода. Такие же выводы содержатся, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@, п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242.

Такие затраты могут быть учтены как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассматриваемые расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника, который приобрел бланк трудовой книжки (пп. 5 п. 7 ).

Плата работника за бланк трудовой книжки подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. На это указано, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@. При этом согласно п. 1 Письма Минфина России N 07-05-06/242 доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ .

Указанный доход признается на дату появления у работника обязанности по оплате использованного бланка трудовой книжки (абз. 4 пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ).