Покупка материалов через подотчетное лицо проводки. Расчеты с подотчетными лицами. Списание хозяйственных расходов

Разделы сайта

Выбор редакции:

В этой статье, подготовленной методистами фирмы "1С" и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации "1С:Предприятия 7.7".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:

Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71

и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.

Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.

Вариант 1 (без учета взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рис. 1. Расходный кассовый ордер

Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.

Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).

Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

вид расходов - "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
элемент расхода - "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения";
сумма - сумма без НДС;
объект и Тип ТМЦ - не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;

При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер

При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.

Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.

Таблица 1

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
№	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается
	Дебет 26 Кредит 71.1			Дебет Н07.04		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
	Дебет 19.3 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Не отражается
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формирование книги покупок	Не отражается
	Дебет 50.1 Кредит 71.1		Приходный кассовый ордер	Не отражается

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.

С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.

Пример

Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.

По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:

стоимость железнодорожных билетов - 987 руб.;
стоимость проживания в гостинице ООО "Лесные дали" - 900 руб.(300 х 3 сут.);
суточные за 5 дней командировки (день отъезда и день приезда - один день) - 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).

Перерасход выдан из кассы.

К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.

Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).

Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".

В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.

При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.

Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".

При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".

В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).

Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

условия получения - "Другие существенные условия";
вид расходов "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
элемент расхода - "Командировочные расходы";
сумма - сумма без НДС;
объект и Тип ТМЦ - в случае оплаты услуг не заполняется;
дата признания - дата авансового отчета;
контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".

В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.

Таблица 2

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
№	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается
	Дебет 26 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Дебет Н07.04		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав.
	Дебет 19.3Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Не отражается
	Дебет 68.2 Кредит 19.3		Формирование книги покупок	Не отражается
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается

В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:

затраты на транспортное обеспечение доставки приглашенных для переговоров лиц к месту проведения представительских мероприятий;
затраты налогоплательщика на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и др.

Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.

Пример

Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).

Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".

При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).

Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

условия получения - "Другие существенные условия";
вид и элемент расхода - "Представительские расходы";
сумма - сумма без НДС;
объект - заполняется при приобретении имущества, прав, в случае оплаты услуг не заполняется;
дата признания - дата авансового отчета;
контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.

В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).

Рис. 9. Расходы на оплату труда

Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).

Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"

Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.

Таблица 3

№	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
№	Проводка	Сумма	Документ	Проводка	Сумма	Документ
	Дебет 71.1 Кредит 50.1		Расходный кассовый ордер	Не отражается
	Дебет 26 Кредит 71.1		Строка авансового отчета (прочее)	Дебет Н03.03		Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав
	Не отражается			Дебет Н07.04 кредит 03.03		Регламентные операции по налоговому учету

Вариант 2 (с учетом взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).

Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)

При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).

Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

Значения реквизитов документа:

контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - в соответствии с первичными документами на поступившие материальные ценности;
условия получения - "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов" в зависимости от порядка отражения в учете операций поступления ценностей и отчета подотчетного лица;
вид расходов - "Связанные с приобретением сырья и материалов";
сумма - сумма без НДС;
объект - приобретенный материал;
тип ТМЦ - значение перечисления тип номенклатуры соответствующее объекту;
дата признания - дата авансового отчета;
основание признания - строка-ссылка на документ "Поступление ТМЦ (купля-продажа)";
наименование операции - строковое представление документа "Поступление ТМЦ (купля продажа)".

При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.

Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.

Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).

Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)

Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).

Рис. 14. Расход денежных средств

В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.

Таблица 4

№

Бухгалтерский учет

Налоговый учет

Проводка

Сумма

Документ

Проводка

Сумма

Документ

Дебет 71.1 Кредит 50.1

Расходный кассовы ордер

Не отражается

Дебет 10.1Кредит 60.1

Поступление ТМЦ (купля-продажа)

Дебет Н02.01

Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав

Кредит Н13.02

Дебет 19.3 Кредит 60.1

Кредит Н13.03

Дебет 68.2 Кредит 19.3

Формирование книги покупок

Не отражается

Дебет 60.1 Кредит 71.1

Строка авансового отчета (оплата поставщику)

Дебет Н13.02

Расход денежных средств

Дебет Н13.03

Дебет 50.1 Кредит 71.1

Приходный кассовый ордер

Обозначение	Термин
Налог на добавленную стоимость	НДС
Товарно-материальные ценности	ТМЦ
Дебет	Д
Кредит	К
Платёжное поручение исходящее	ПП исходящее
Платёжное поручение входящее	ПП входящее
Журнал документов в котором отражается приход материалов	Приход от поставщика
Журнал документов в котором отражается перемещение материалов с одного склада на другой	Внутреннее перемещение
Журнал документов в котором отражается списание материалов в производство	Списание в производство
Журнал документов в котором отражается реализация материалов	Реализация

Производственные запасы учитываются на счёте 10 Материалы по фактической себестоимости их приобретения (средние покупные). Для учёта в денежном и количественном выражении налаживается складской учёт, суть которого состоит в формировании в программе номенклатуры материалов и отражения её в приходе и расходе. Приход материала на склад оформляется приходной накладной от поставщика, а расход (списание в производство, внутреннее перемещение со склада на склад или реализация) - расходной накладной .

Для упрощения учёта в небольших предприятиях рекомендуем использовать единственный субсчёт 10-01, как это прописано в типовой конфигурации сервиса. Для того, чтобы задействовать в учёте другие субсчета требуется дополнительная настройка, сервиса, которую можно выполнить самостоятельно или с помощью удалённого администратора.

Журналы первичных документов по учёту материалов находятся в разделе Производство АУБИ Интернет бухгалтерия.

Оплатите материалы поставщику с расчётного счёта ПП исходящим. Выполните проводку Д6000 К5100.
Оформите приход материалов на склад приходной накладной от поставщика. Проводка Д1001 К6000 выполнится автоматически.
Оформите актом передачи перемещение материала с одного склада на другой. Проводка Д1001 К1001 выполнится автоматически.
Спишите материал актом в производство. Проводки Д2000 К0101 выполнится автоматически.
Реализуйте материал расходной накладной . Проводки Д9101 К0101 выполнится автоматически.

Используйте ведомости материалов , для отслеживания состояния 10 счета и его субсчетов в целом, а также в разрезе складов и номенклатуры.

Упрощённая системе налогообложения

Общая системе налогообложения (учёт НДС)

№	Документ	Дебет	Кредит	Наименование операции
1	ПП исходящий	60-00	51-00	Оплачено поставщику
2	Приходная накладная, СФ входящая	10-01	60-00	Получены на склад материалы от поставщика
		19-04	60-00	Отражён НДС по приобретённым материалам
		68-02	19-04	Зачтён НДС по приобретённым материалам
3	Акт передачи	10-01	10-01	Перемещение материала с одного склада на другой
4	Акт списания	20-00	10-01	Списание материала в производство
5	Расходная накладная	91-01	10-01	Реализация прочая материалов на сторону
5	Расходная накладная	91-02	68-02	Начислен НДС от прочей реализации

Приобретение материалов через подотчётное лицо

Подотчётное лицо приобретает ТМЦ за наличный расчёт. Для того, чтобы принять к учёту приобретённые ТМЦ и отчитаться перед организацией за выданные под отчёт наличные средства, подотчётно лицо оформляет авансовый отчёт в котором указывает приобретённые за наличный расчёт ТМЦ. В качестве подтверждающих документов к авансовому отчету прикладываются кассовые и товарные чеки. Фискальный кассовый чек подтверждает факт расхода наличных средств, а товарный чек - факт приобретения ТМЦ. Обычно за наличные средства ТМЦ приобретаются либо в розничной торговой сети, либо у мелких предпринимателей. Как правило такие продавцы осуществляют свою деятельность без НДС, т.е. не сопровождают покупку счётом-фактурой.

Выдайте наличные средства подотчётному лицу из касса РКО. Выполните проводку Д7100 К5100.
Оформите поступление материала от подотчётного лица авансовым отчётом с товарной накладной и кассовым чеком от поставщика. Проводка Д1004 К7100 выполнится автоматически. Если к авансовому отчёту кроме товарной накладной или товарного чека прилагается счёт-фактура, то выполняются дополнительные проводки, связанные с отражением НДС к зачёту.

Приобретение материалов без НДС

Приобретение материалов с НДС

Материалы, как правило, приобретаются с целью использования их в производственной деятельности, а не для перепродажи. Если сложилась такая ситуация, что остатки материальных запасов необходимо реализовать, то в бухучёте это отражается как прочая реализация.

Оплата покупателем реализуемого материала на расчётный счёт. На основании ПП входящего выполните проводку Д6200 К5100.
Оформите отгрузку реализуемого материала покупателю отгрузочной накладной. Проводки по прочей реализации Д6200 К9101 списанию себестоимости Д9102 К1001 выполнится автоматически. Если организация находится на ОСН, то одновременно с накладной покупателю выписывается исходящая счёт-фактура на основании которой делается запись в книгу продаж и выполняются проводки, связанные с начислением НДС - Д9102 К6802.

Оприходованы приобретенные подотчетным лицом материалы - проводка такого рода производится после того, как материалы приняты на склад и подотчетником сдан авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. В статье приводится перечень документов, которые подотчетное лицо должно подавать, а также рассматривается, какую стоимость материалов следует отразить в учетных записях.

Оприходование материалов: документы

После того как подотчетное лицо приобретет некие материалы, их следует принять, а затем оприходовать на склад. Основанием для их приемки будут служить кассовые и товарные чеки, счета, квитанции к приходным кассовым ордерам, накладные и иные документы, которыми подотчетник подтвердил свои денежные траты на их приобретение (п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, далее — Методические указания).

Для того чтобы оприходовать полученные материалы на склад, составляются приходные ордера, которые передаются материально-ответственными лицами в бухгалтерию предприятия (пп. 48, 49, 56, 133 Методических указаний).

Факт оприходования материалов отражается в бухучете соответствующей проводкой. Основанием для записи служит информация, содержащаяся в первичных учетных документах, способных подтвердить факт приобретения материалов и их стоимость (п. 1 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Когда материалы приобретаются подотчетником, то в качестве такого первичного документа служит авансовый отчет. Обязательным условием является наличие к отчету приложений — оправдательных документов и приходного ордера.

Оприходование материалов: оценка

Принимая к учету материалы, бухгалтерия должна иметь в виду, что оценка их делается по стоимости приобретения. НДС при этом не учитывается. Соответствующие положения содержатся в пп. 5, 6, 11 положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов — ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н. Информация для формирования оценочной стоимости берется из документов, которые подотчетник представил при отчете за потраченные средства. Имеются в виду, например, накладные, счета, в которых указана общая стоимость материалов, кассовые чеки.

Кроме того, если для приобретения материалов подотчетное лицо направлялось в командировку, то его затраты на перемещение до точки закупки и проживание (командировочные расходы) тоже включаются в себестоимость материалов. Если говорить о конкретных принципах формирования себестоимости приобретаемых материалов, то бухгалтеру следует руководствоваться положениями п. 6 ПБУ 5/01.

ВАЖНО! Если подотчетное лицо купило материалы, которые доставляются до склада организации транспортом, расходы на доставку можно учесть либо в стоимости материалов, либо на отдельном счете (субсчете). Выбранный способ учета отражается в учетной политике организации (п. 83 Методических указаний). В обстоятельствах, когда для учета ТЗР требуется открыть отдельный счет, материалы следует учитывать по учетным ценам (п. 80 Методических указаний).

Как правильно организовать бухгалтерский учет ТЗР, рассказано в статье .

Что касается налога на добавленную стоимость, то он принимается к вычету только в том случае, когда подотчетник в качестве подтверждающего документа представит счет-фактуру. Следует иметь в виду, что продавец выставит данный документ только при наличии доверенности, выданной подотчетному лицу от вашего предприятия.

Если счет-фактура отсутствует, а имеется лишь кассовый чек, принять к вычету налог будет очень трудно, даже если в чеке НДС выделен отдельно. По всей видимости, за право вычета придется судиться с налоговой. Справедливости ради отметим, что суды, как правило, в подобных обстоятельствах принимают сторону налогоплательщика (постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07, ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09).

Если счет-фактура подотчетным лицом не представлен, то в себестоимости материалов НДС можно учесть только при одном условии: данный налог не должен быть выделен в кассовом чеке.

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом (проводка)

Материалы, приобретенные благодаря усилиям подотчетника, должны быть оприходованы. Такая операция учитывается путем отражения соответствующих записей на субсчетах 10-го счета «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проводки будут такие.

Аналитический учет материалов можно организовать с применением учетных цен. Для этого записи ведутся на 15-м и 16-м счетах, где следует указывать разницу между действительной стоимостью материалов и их учетной ценой.

Узнать больше о проводках по приобретению материалов вы можете из статьи .

Итоги

Приобретая материалы через подотчетных лиц, следует требовать от подотчетников правильного составления и своевременной сдачи авансового отчета. После его получения надо проверить оправдательные документы, а затем оприходовать и определить стоимость приобретенных активов. Если все организовать правильно, проблем с принятием материалов к бухгалтерскому учету не будет.

Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.

Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).

Подотчетными могут быть:

лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
совместители;
лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

в наличной форме:

из кассы предприятия;

в безналичной форме:

на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.

Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:

	Описание операции	Первичные документы
	Выдача денег под отчет из кассы предприятия	Расходный кассовый ордер
20, 23, 25, 26, 44	Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету	Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы
10, 15, 41, 07, 08, 11	Оприходованы матценности на основании авансового отчета	Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица
	Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание	Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы
	Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо	Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы
	Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом	Первичные документы, подтверждающие расходы
	Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия	Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу

Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:

«Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» ;
«Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?» .

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1 . Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Дата	Счета	Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
Дата		Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
21.09.2019			Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла	Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.2019
22.09.2019			Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И.	Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб.

Пример 2

Проводки с подотчетными лицами , направленными командировку.

Дата	Счета	Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
Дата		Сумма, руб.	Описание операции	Первичные документы
12.09.2019			Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку	Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019
15.09.2019			Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия	Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов
15.09.2019			Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу	ПКО № 214 от 15.09.2019

См. также:

«Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?» ;
«Подотчетное лицо потеряло кассовый чек - что делать» .

Итоги

В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.

Подотчетные лица - работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список , а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.


	Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы
	Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета
	Выданы под отчет денежные средства с валютного счета
	Выданы под отчет денежные средства со специального счета в банке
	Подотчетные лица получили средства от других организаций
	из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)
	Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)
	Подотчетные лица головного отделения организации получили средства от филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)
	Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс, получили средства от головного отделения
	Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности
	Положительная курсовая разница по задолженности перед состав прочих доходов
	Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой оборудования
	Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов
	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными с доставкой материалов
	Оприходованы животные, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой и содержанием животных
	Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использовании счета 15)
	Основного производства
	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд вспомогательного производства
	Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы
	Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
	Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с возвратом и транспортировкой бракованной продукции
	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд обслуживающего производства
	Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
	Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукции), учтены в расходах на продажу
	Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже отгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами
	отчет, возвращены в кассу
	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на расчетный счет
	Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте, ранее выданные под отчет, возвращены на валютный счет
	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены на специальный счет в банке
	До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработной платы
	Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем
	Подотчетные лица погасили задолженность перед кредиторами организации
	Подотчетное лицо головного отделения организации оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)
	Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделению организации (в учете филиала)
	Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом получения внереализационных доходов
	Отрицательная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена в состав прочих расходов
	Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы, потраченные необоснованно
	Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются как расходы будущих периодов
	Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций
	Задолженность подотчетного лица списана в связи с чрезвычайными обстоятельствами

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели - приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам :
- выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
- под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом , утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
- перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- предельный размер подотчетных сумм;
- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером . Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы :
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
- необходимо получить письменное согласие работника.
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50
- выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.).

Дебет 08-4 Кредит 60
- 200 000 руб. (236 000 руб. - 36 000 руб.) - учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
- 18 000 руб. - учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
- 236 000 руб. - оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19-1
- 18 000 руб. - произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
- 700 руб. - выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
- 700 руб. - плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
- 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) - автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
- 1350 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
- 150 руб. - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
- 21 000 руб. - выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
- 6000 руб. - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.